세금계산서 올바로 주고받는 법

■ 세금계산서의 발행

세금계산서를 "제대로" 주고 받는 회사는 회사의 내부통제나 경영 관리가 잘되고 있는 회사이다. 세금계산서는 회계 처리 뿐만 아니라 모든 관리, 영업상의 근본이 되는 동시에 우리 회사의 얼굴이다.

세금계산서는 거래와 관련된 물품 또는 서비스의 실제 거래자, 대금 결제 받는 자, 세금계산서상 명의자 등 3가지가 모두 일치해야 하며, 하나라도 실제와 다른 경우에는 부실거래로 분류되어 가산세가 부과되거나 매입세액을 공제 받지 못함은 물론 매입원가도 인정받지 못하는 경우가 많다.

세금계산서를 영업사원이나 현장에서 발행하는 경우에는 경리팀에서 사전에 사용방법을 교육하고 세금계산서의 일련번호를 부여하여 영업사원 등에게 지급· 관리하고 매월 이를 체크하여 부가가치세 신고전에는 세금계산서 발행 여부를 반드시 세금계산서 지급자별로 확인하도록 해야 한다.

이때 교부받은 세금계산서 수량에 따라 발행처를 확인하고 잘못 발행한 경우에도 반드시 세금계산서 원본을 반납 받아 직접 서손처리하는 것이 좋다.

세금계산서를 경리팀에서 발행하는 경우에도 거래시기, 거래처명, 거래금액을 명확히 확인하여 실거래내용과 일치하는 지를 확인하고 발행해야 한다.

부가가치세 신고때에는 이미 발행되었으나 집계에 누락된 세금계산서가 없는 지를 확인하고 제품이 이미 인도되는 등 과세시기가 경과한 거래의 경우에는 세금계산서를 다시 챙겨서 신고·누락되지 않도록 해야 한다.

소매 판매하거나 거래 상대방이 세금계산서를 받지 않을려고 하는 경우, 실제 매출처가 아닌 다른 사업자에게 세금계산서를 발행하는 일이 있으나 이때는 최종소비자인 경우는 세금계산서를 발행하지 않고 부가가치세 신고시 매출과표에만 포함하면 되고(신고서상 "기타"란) 최종소비자가 아닌 사업자인 경우는 매입세액공제 등 자료수취의 유리한 점을 알리고 세금계산서를 발행하여 등기우송을 하는 등 자료거래를 정상적으로 하려는 노력이 필요하다.

상장기업등 커다란 거래처를 거래하는 경우에도 종속적인 거래인 경우 거래처가 요구하는 시기와 조건으로(특히 연도말의 경우) 세금계산서를 발행하는 경우가 있는 바 항상 실거래와 일치하는 세금계산서를 발행하고 그 거래처에는 매입세액이 불공제 되어도 우리의 책임이 없음을 알려야 한다.

■ 세금계산서의 수취

최근 국세청에서는 자료상과의 거래를 색출하기 위하여 국세통합전산망을 이용한 자료상과의 거래자료를 계속 밝혀냄으로써 수많은 기업들이 생각 없이 실거래자와는 다른 사업자(자료상 포함)의 세금계산서를 받았음이 밝혀져 거액의 과세를 당하는 등 사업의 존폐를 걱정할 정도로 세금계산서 받는 문제가 매우 심각한 실정이다.

특히 제조업체와 도매상의 경우 세금계산서를 받는 경우에는 실제로 물건을 공급한 자, 대금지급을 한자와 그 명의가 일치하는지를 반드시 확인해야 한다. 실제로 물건을 공급하고 대금을 지급받은 자가 중간도매상(속칭" 나카마")여서 다른 사업자(대부분 자료상임)의 세금계산서를 받는 경우 대부분의 회사에서는 실물거래하고 대금결제를 했으면 됐지 세금계산서야 무슨 문제가 있겠냐 하는 경우가 많으나, 이 경우 반드시 사후에 세금계산서 때문에 큰 문제가 생긴다.

이러한 위장거래(실물거래는 하였으나 세금계산서를 다른 사업자의 세금계산서를 받은 경우)일 지라도 사후에 부실 세금계산서 자료가 발생하면 그 실거래 사실을 인정받기는 하늘의 별따기 보다 어렵다. 왜냐하면 그런 경우 대부분의 거래는 현금거래이고 그 물품의 입·출고나 객관적인 대금지급증빙은 아무 것도 없기 때문이다.

중간 도매상은 엉뚱한 사업자(자료상)명의의 세금계산서, 거래명세서, 입금증, 거래사실확인서 등을 세트로 가지고 다니므로 이런 서류는 자료발생시 객관적인 실거래 증빙이 되지 못한다.

이러한 중간 도매상과의 거래가 부득이한 경우에는 실거래 증빙을 유지하는 것이 관건이므로 대금지급시 금융기관을 통하여 무통장입금(세금계산서명의자에게) 시켜주거나 그것도 힘든 경우 지급하는 수표와 수금자의 주민등록증을 복사하거나 자필 서명을 받아 놓는 등의 철저한 대비가 필요하다.

물론 모든 매입거래시 이렇게 주의를 할 필요가 없다. 다만, 큰 거래가 성사되어 갑자기 원자재가 필요한 경우, 전혀 거래가 없던 거래처를 영업사원이 조건이 좋다며 거래를 튼 경우, 무조건 현금거래를 요구하는 경우에는 반드시 주의해야 한다.

기타 물건의 실제 공급시기와 다르거나 실제 공급물량과 다른 세금계산서를 받아서 매입세액이 불공제되는 경우도 있으므로 세금계산서를 받는 경우 거래시기와 물량을 확인하여 매입세액이 불공제되지 않도록 항상 주의를 해야 한다.

■ 세금계산서 주고받을 때 반드시 확인해야 할 사항

세금계산서에는 반드시 기재해야 하는 필요적 기재사항이 있는 데 세금계산서를 발행하거나 받을 때는 아래의 필요적 기재사항이 정확히 기재되었는지를 확인해야 한다. 만약 아래의 사항의 사실과 다르게 기재되면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 물게 되므로 주의해야 한다.

① 공급자의 사업자등록번호, 성명 또는 명칭

실제 물건을 판매하는 자와 세금계산서 발행자가 동일한지, 정상적으로 사업 중인 일반과세자 인지 확인

② 공급받는 자의 사업자 등록번호

공급받는 자의 사업자등록번호가 정확한지 확인

③ 공급가액과 부가가치세액

④ 작성 연월일

물품 또는 서비스의 공급일자와 일치여부 확인

참고로 위의 필요적 기재사항을 적고 이에 대한 확인도장을 찍어야 한다. 신용카드매출전표도 위의 요건을 갖추면 세금계산서의 기능을 한다.

■ 정상사업자 여부 확인

폐업자가 폐업일 이후에 재고품을 처분하면서 종전의 사업자등록번호를 사용하여 세금계산서를 발행하는 경우가 종종 있으므로 거래상대방이 의심스러운 경우에는 정상사업자인지 여부를 확인해 보는 것이 좋다.

■ 위장·가공 세금계산서

상품 등을 판매하고 실지 공급자가 아닌 다른 사람 명의로 발행한 세금계산서를 위장세금계산서라고 하며, 실물거래 없이 일정액의 수수료를 받고 발행한 세금계산서를 가공세금계산서라고 한다. 통상 자료상이라 불리는 자들이 바로 가공세금계산서를 발행하는 사람들이다.

이러한 위장, 가공 세금계산서를 받거나 교부한 경우에는 매입세액공제를 받을 수 없을 뿐만 아니라 소득금액계산시 비용으로 인정받지 못하며, 각종 가산세를 물어야 한다. 또한 그 정도에 따라서는 조세범처벌법에 의해 벌금 및 징역을 선고받을 수 있다.

불분명한 위장 가공자료의 유형 국세통합전산망이 가동되어 아래와 같은 거래가 적발되어 추징되고 있다. 많은 회사가 사업부진으로 폐업하면서 불명자료가 특별히 많이 나오고 있다. ■ 매입자료 중에서 1. 실제거래처와 매입자료를 받은 거래처가 틀리는 경경우 예) 소개받아서 자료를 다른 곳에서 받는 경우 원칙적으로 불법자료이며, 자료상거래로 분류된다. 2. 폐업한 거래처와 거래한 자료 부도난 회사 등 상대방이 부가가치세신고를 제대로 하지 않은 경우 3. 일시거액의 거래자료 : 회사규모에 비해 일시 거액의 매입인 경우 실제 거래인가에 대한 증거조사가 실시된다. 증거는 거래사실확인서 어음발행, 무통장입금증 등이 필요하다. 4. 고정 거래처가 아닌데(처음 거래하면서) 일시에 많은 매입자료를 받았을 때 5. 업종이 상이한 거래처에서 매입한 자료 7. 원자재 투입비율이 맞지 않을 때 예) 임가공회사가 원자재를 끊은 경우 ■ 매출자료 중에서 1. 일시거액의 매출자료 : 회사규모에 비해 일시 거액의 매출인 경우 2. 고정 거래처가 아닌데 일시에 많은 매출자료를 발생시켰을 때 3. 업종이 상이한 곳에 원재료 매출